Кадровик снимает копию паспорта при приеме на работу, кладет ее в личное дело и заодно пересылает бухгалтеру. Через два года человек увольняется, папку сдают в архив, а копия остается еще в четырех местах, о которых никто не помнит. Спор про то, законно ли хранить такую копию, идет давно, и выдача поисковика в нем разделилась пополам. Разбираем, что говорят закон и надзор, и что важнее самого спора: где лежит скан, кроме папки, и почему найти его автоматикой не получится.
Что закон запрещает на самом деле
Прямого запрета копировать паспорт работника в законе нет. Есть требование к объему. Часть 5 статьи 5 закона 152-ФЗ говорит, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, а избыточность по отношению к целям не допускается. Пункт 2 статьи 86 Трудового кодекса добавляет то же самое для работодателя: объем и содержание данных работника определяются Конституцией, Трудовым кодексом и федеральными законами.
Отсюда и расхождение в консультациях. Роструд в разъяснении 2025 года отвечает, что хранить копии документов в личном деле работодатель вправе, но с согласия работника (источник: публикация «Бухонлайн» от 22 апреля 2025 года, проверено 27 августа 2026 года). Роскомнадзор в предписаниях заходит с другой стороны: если цели хранения копии нет или она избыточна, хранение противоречит закону (источник: раздел консультаций «Гарант», проверено 27 августа 2026 года).
Оба вывода уживаются, если читать их вместе. Вопрос не в том, разрешено ли копирование вообще. Вопрос в том, названа ли цель, ради которой образ документа лежит у вас после того, как реквизиты уже перенесены в трудовой договор и в кадровый учет.
Проверка на избыточность
Назовите вслух цель, ради которой в компании лежит именно изображение паспорта, а не серия, номер и дата выдачи в кадровой карточке. Цель не называется, значит копия избыточна.
Статья не заменяет юридическое заключение. Спорную ситуацию разбирает юрист по вашим документам и вашим внутренним актам.
Согласие закрывает основание, но не закрывает срок
Письменное согласие работника снимает вопрос об основании обработки. Дальше начинаются два вопроса, на которые согласие не отвечает.
Первый вопрос про срок. Согласие дано ради конкретной цели, и когда цель достигнута, обработка должна прекратиться. Работник уволился, кадровые процедуры закрыты, а скан паспорта продолжает лежать в общей папке отдела. Основание кончилось вместе с целью, файл остался.
Второй вопрос про состав. Согласие обычно берут на обработку персональных данных вообще, а не на хранение изображения всех страниц. Скан разворота с фотографией, страницы с регистрацией и страницы с детьми это разный объем данных с разной ценой утечки.
Ответственность за обработку без правовых оснований предусмотрена частью 1 статьи 13.11 КоАП: до 30 000 рублей для должностных лиц и от 150 000 до 300 000 рублей для юридических. Суммы по остальным составам, включая оборотные штрафы за утечку, мы собрали в отдельном разборе про штрафы за утечку персональных данных.
Копия живет не в личном деле
Спор про личное дело устроен так, будто копия существует в одном экземпляре и лежит в папке. На практике папка это последнее место, куда файл попадает, и единственное, которое учтено.
Мы проверили это на собственном контуре, а не на чужих оценках. Разбор 21 августа 2026 года показал: к полям заявки с сайта обращались 16 скриптов, под контролем версий из них был один. Рядом на диске лежала выгрузка на 51 349 байт с 45 заявками за месяц, и от репозитория она закрыта не была. Речь шла про поля формы, но механика для скана документа ровно та же: файл копируется каждый раз, когда его кому-то отправляют, и ни одна из копий не заводится в реестр. Подробный разбор этого замера мы описали в статье про то, где персональные данные лежат помимо основной базы.
Типовые места для скана паспорта в компании до пятидесяти человек выглядят так.
| Место | Как туда попадает | Кто про него помнит |
|---|---|---|
| Личное дело или кадровая система | Штатный процесс приема | Кадровик, регламент есть |
| Папка «Загрузки» на компьютере | Файл со сканера или с камеры телефона | Никто |
| Почтовый ящик | Вложение в письме бухгалтеру или руководителю | Никто |
| Мессенджер | «Скинь скан, оформлю пропуск» | Никто |
| Общий диск отдела | Папка «Кадры» с доступом по ссылке | Никто |
| Резервная копия | Автоматически, вместе с почтой и диском | Никто |
Удаление копии из личного дела при увольнении закрывает первую строку таблицы. Остальные пять остаются нетронутыми, и именно они всплывают при проверке или при утечке.
Почему автоматический поиск не видит скан
Логичный следующий ход выглядит так: прогнать диски и почту инструментом, который найдет персональные данные сам. Здесь стоит знать заранее, где у такого инструмента граница, и мы знаем это по своему движку.
Замер на проде 20 августа 2026 года: 2867 текстов, 4585 размеченных сущностей, покрытие 92,5 процента по сущностям, 344 пропуска и 301 ложное срабатывание. По категориям результат неровный: документы 96,7 процента, государственные идентификаторы 97,8, контакты 97,6, а вот ФИО 87,3 и адреса 86,5. Из 344 пропусков 287 приходятся ровно на ФИО, адреса и названия организаций, то есть на данные без формата, которые нельзя проверить контрольной цифрой.
Полноту автоматического обнаружения мы не обещаем и пишем это в договор. Но для темы сканов важнее другое ограничение, и оно не про проценты. Замер построен на текстах. Движок разбирает текст, а скан паспорта это изображение, и до распознавания в нем не видно ничего. Поиск по содержимому файлов пройдет мимо папки со сканами, даже если по текстовым документам он отработает хорошо.
Практический вывод простой: сканы ищут не поиском по содержимому, а по расширениям, размерам и датам файлов в тех местах, которые вы перечислили руками. Автоматика тут вспомогательный слой, а не решение.
Что проверить после того, как скан сделан
Чек-лист по стадиям с этой схемы работает и для паспорта работника, и для скана, который прислал клиент.
-
Нужен ли образ вообще
Реквизиты уже перенесены в договор и в кадровый учет. Если изображение после этого не решает ни одной задачи, его не создают, а не хранят с согласием.
-
Какие страницы попали в файл
Часто снимают весь паспорт разом, хотя нужен один разворот. Лишние страницы это лишний объем данных и лишний риск.
-
Где оказался файл в момент создания
Сканер кладет результат в сетевую папку, телефон в галерею и в облако, программа сканирования в «Загрузки». Эти три места проверяют первыми.
-
По каким каналам файл ушел дальше
Почта, мессенджер, общий диск. Каждый канал добавляет копию, которая переживет удаление оригинала и попадет в резервную копию.
-
Когда файл удаляют и кто это проверяет
Дата удаления назначается вместе с созданием копии. Без ответственного и без проверки правило остается на бумаге.
Что делать вместо хранения копии
Полный отказ от сканов в компании недостижим: банк, пропускная система и часть контрагентов их требуют. Достижимо другое: сократить состав, назначить срок и сократить число мест.
| Практика | Что дает | Трудоемкость |
|---|---|---|
| Реквизиты в кадровой карточке вместо образа документа | Снимает вопрос об избыточности по самому массовому случаю | Часы |
| Перечень мест, где физически лежат сканы | Дает предмет разговора вместо догадок | 1 день |
| Срок хранения и назначенная дата удаления | Закрывает копии уволенных и отказавших кандидатов | 1 день |
| Один канал приема сканов вместо почты и мессенджеров | Убирает копии в переписке | 2 дня и доработка формы |
| Маскирование данных перед отправкой во внешние сервисы | Снижает риск при работе с подрядчиками и с ИИ-сервисами | Зависит от контура |
Последний пункт особенно важен, если сканы или их распознанный текст уходят наружу. Что писать в договоре с подрядчиком, который получает доступ к таким файлам, разобрано в материале про поручение на обработку персональных данных.
Сколько стоит разобрать свой контур
Инвентаризация мест хранения не требует ни платформы, ни долгого проекта. Мы работаем почасово: 2 500 рублей в час, оплата по факту, без аванса. Разбор контура компании до пятидесяти человек обычно занимает от одного до трех дней работы: перечень мест, перечень каналов, сроки хранения и техническая часть по доступам.
Отдельный пакет нужен, когда тексты обращений и документов уходят во внешние ИИ-сервисы. Тогда мы делаем разбор ИИ-канала по выборке из 200 реальных текстов за 10 рабочих дней, стоимость 49 000 рублей. Пресейл-прогон бесплатный: смотрим на ваших данных, есть ли предмет разговора. Отчет описывает согласованную выборку и не является заключением о соответствии.
Разберем, где в компании лежат документы с персональными данными
Перечень мест и каналов, сроки хранения, техническая часть. 2 500 рублей в час, оплата по факту.
Частые вопросы
Можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника
Роструд в разъяснении 2025 года отвечает, что вправе, при наличии согласия работника. Роскомнадзор в предписаниях смотрит на избыточность: если цели хранения образа нет, хранение противоречит части 5 статьи 5 закона 152-ФЗ. Практический ответ складывается из двух вещей: у вас есть согласие и вы можете назвать цель, ради которой лежит именно изображение, а не реквизиты в кадровой карточке.
Что делать с копиями паспортов уволенных работников
Цель обработки достигнута, значит основание хранить образ документа исчерпано. Удалять надо все экземпляры: копию из личного дела, вложения в почте, файлы в мессенджерах, папку на общем диске и загрузку на компьютере того, кто делал скан. Резервные копии переживут удаление оригинала, поэтому срок их ротации проверяют отдельно.
Какие документы вообще можно хранить в личном деле
Порядок ведения личных дел в коммерческой компании законом не установлен, работодатель определяет состав сам. Ограничение общее: объем данных соответствует целям, избыточность не допускается. Поэтому безопаснее хранить документы, которые компания сама создала в трудовых отношениях, а копии личных документов работника держать только с согласием и с названной целью.
Какой штраф грозит за лишние копии документов
Обработка персональных данных без правовых оснований подпадает под часть 1 статьи 13.11 КоАП: до 30 000 рублей для должностных лиц и от 150 000 до 300 000 рублей для юридических. Отдельные и куда более крупные составы предусмотрены за утечку, вплоть до оборотных штрафов. Разбор сумм по составам мы собрали в отдельной статье про штрафы.
Найдет ли программа все сканы документов на дисках компании
Нет, и от бюджета это не зависит. Поиск по содержимому разбирает текст, а скан это изображение: пока его не распознали, внутри для программы пусто. На нашем замере от 20 августа 2026 года покрытие по текстовым сущностям составило 92,5 процента при 344 пропусках, и эта цифра относится к текстам, а не к картинкам. Сканы ищут по расширениям, размерам и датам файлов в местах, которые перечислены человеком.
